1. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN: La presente política de Tratamiento de Datos Personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014 y las demás disposiciones legales vigentes reglamentarias y será aplicada por AVIPS Ltda, respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales. La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales presentada a continuación, se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por parte de la empresa considerado como responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales. 2. DEFINICIONES: Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones: a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales; b. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; c. Cliente: Persona natural o jurídica con quien la empresa tiene una relación comercial o contractual preexistente. d. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; e. Dato público: es el dato que la ley o la Constitución Política determina como tal, así como todos aquellos que no sean semiprivados o privados. f. Dato semiprivado: es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni publica y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a cierto sector o grupo de personas. g. Dato privado: es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el titular de la información. h. Datos sensibles: Es el dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación; i. Empleado: Persona natural que presta servicios personales a la empresa virtud de un contrato de trabajo. j. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; k. Exempleado: Persona natural que prestó servicios personales a la empresa en virtud de un contrato de trabajo que terminó por cualquier causa. l. Personas con quienes se tiene una relación comercial o de capacitación Personas naturales con quienes la empresa tiene una relación comercial o de capacitación en desarrollo del objeto social de AVIPS Ltda. m. Proveedor: Persona natural o jurídica que suministra bienes y/o servicios a la empresa de una relación comercial preexistente. n. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; o. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; p. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos. q. Tratamiento de imágenes: de personas determinadas o determinables, operaciones como la captación, grabación, transmisión, almacenamiento, conservación, o reproducción en tiempo real o posterior, entre otras. r. Videovigilancia: cámaras de seguridad implementadas con la fi­nalidad de garantizar la seguridad de bienes o personas. Un sistema de video vigilancia está integrado, de forma básica, por un elemento de captación de la imagen (por ejemplo una cámara), uno de visualización (p.ej. una pantalla) y uno de almacenamiento (p.ej. un disco duro). s. Visitante: toda persona natural que se encuentre en las instalaciones de la empresa y que no tenga la calidad de Empleado. 3. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS. El responsable del tratamiento de datos personales y otra información de los Titulares es la sociedad AVIPS Ltda, con número de identificación tributaria NIT. 900373679-5; domicilio principal en la Calle 57 No. 45 - 36, Medellín - Colombia; teléfono: 5077237 y/o en la página web www.avips.co. 4. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES a) Finalidad del Tratamiento de Datos de Clientes. AVIPS Ltda, podrá llevar a cabo el Tratamiento de la información personal acerca de sus Clientes para los propósitos de cumplir con su objeto contractual. Por esta razón, los contratos que se celebren con Clientes se regirán por lo dispuesto en la presente Política, o incluirán una cláusula que regule el Tratamiento de la información a la que se acceda en virtud del mismo. Como se mencionó anteriormente, los datos que sean recolectados por la Empresa podrán, eventualmente, ser compartidos con terceros o autoridades que ejercen la Supervisión de la Sociedad con la finalidad de desarrollar revisiones de calidad, llevar a cabo auditorias, actividades de supervisión o con el fin de cumplir con los estándares de calidad respecto de los servicios contratados por el Cliente. De igual manera, la Empresa podrá llevar a cabo el tratamiento de la información personal de sus Clientes actuales o futuros y de aquellos Clientes con los cuales haya terminado su relación comercial, con la finalidad de enviarles información comercial que a juicio de la Empresa pueda ser de su interés; así como, entre otros, invitarlos a eventos que organice la Empresa; remitir boletines, informes sectoriales o publicaciones y en general, utilizar los datos para el desarrollo de las actividades comprendidas en el objeto social. Así mismo, la Empresa con ocasión de los eventos, capacitaciones o demás actividades llevadas a cabo por la empresa, podrá grabar y tomar audios, videos o fotos de los titulares asistentes en el desarrollo de éstos. Estos audios, videos o fotos podrán ser utilizados por la Empresa en boletines, informes sectoriales, publicaciones, y en general en cualquier actividad de la Sociedades La presente Política no será aplicada cuando el tratamiento de los datos personales de los titulares sea necesario para cumplir con las obligaciones que estén en cabeza de la Empresa, en virtud de la relación comercial que se tenga con Los titulares respectivos. En estos casos, el Tratamiento de los datos de los Titulares se regulará de conformidad con las estipulaciones que para tal efecto contenga el contrato o la orden de servicios respectiva. b) Finalidad del Tratamiento de Datos de Empleados. AVIPS Ltda, llevará a cabo el Tratamiento de información personal de sus empleados y su núcleo familiar con la finalidad de cumplir con las obligaciones que emanan de las respectivas relaciones laborales. Tales obligaciones incluyen, entre otras, pagos de nómina, otorgamiento de beneficios, evaluaciones de desempeño, mejoramiento de los programas de entrenamiento, entre otros. Así mismo, AVIPS Ltda podrá recolectar información personal de aspirantes que se presenten para procesos de selección con la finalidad de poder adelantar los procesos respectivos de contratación de personal. Adicionalmente, AVIPS Ltda, podrá almacenar indefinidamente la información de quienes se presenten para estos procesos y utilizarla en procesos de selección de personal futuros. Por lo anterior, se entiende que quien someta a consideración de AVIPS Ltda, su hoja de vida, por cualquier medio, entiende y autoriza el Tratamiento que de sus datos personales pueda AVIPS Ltda. c) Finalidad del Tratamiento de Datos de Ex empleados. AVIPS Ltda., tendrá un archivo en el cual se almacenarán indefinidamente los datos personales de todos los Empleados que hayan terminado su relación laboral con AVIPS Ltda. Este archivo tendrá como finalidad: (i) Servir como base para la expedición de los certificados laborales de que trata el Artículo 57, numeral 7° del Código Sustantivo del Trabajo, a solicitud del Exempleado o sus causahabientes; (ii) Servir de base para el otorgamiento de referencias laborales a potenciales empleadores del Exempleado, cuando éste así lo autorice al momento de su desvinculación de AVIPS Ltda; y/o iii) la información almacenada en este archivo podrá ser estudiada, analizada y utilizada por AVIPS Ltda, a efectos de considerar al Exempleado en los procesos de contratación de personal que lleven a cabo AVIPS Ltda. Por otro lado, AVIPS Ltda, con ocasión de los eventos, capacitaciones y demás actividades llevadas a cabo, podrá grabar, tomar audios, videos y/o fotografías de los empleados en el desarrollo de éstos. Estos audios, videos o fotos podrán ser utilizados por AVIPS Ltda, en boletines, informes sectoriales, publicaciones, y en general en cualquier actividad de la Empresa, incluso una vez el empleado se retire de trabajar con AVIPS Ltda, es decir, una vez la persona sea considerada como un ex empleado. d) Finalidad del Tratamiento de Datos de Proveedores o de personas con quienes se tengan una relación comercial o de capacitación AVIPS Ltda, llevará a cabo el tratamiento de información personal de sus proveedores o de las personas con quienes tengan una relación comercial o de capacitación con la finalidad de cumplir con las obligaciones adquiridas en virtud de la respectiva relación. En relación con los Proveedores, tales obligaciones incluyen, entre otras, evaluar su desempeño; establecer, gestionar o terminar las relaciones comerciales y/o verificar las referencias; proveer las métricas de negocio, y las demás que se establezcan en los acuerdos o contratos que se suscriban con el Proveedor respectivo. El tratamiento de los datos que se recolecten en virtud de lo dispuesto en el presente acápite será llevado a cabo y estará vigente mientras se mantenga la finalidad por la cual fueron recolectados los datos respectivos. e) Finalidad del Tratamiento de Datos de Visitantes Empresa llevará a cabo el Tratamiento de información personal de sus visitantes con la finalidad de cumplir con los requisitos dispuestos para el ingreso y permanencia en las instalaciones de la Empresa, por lo tanto, la Empresa podrá grabar, tomar audios, videos y/o fotografías para efectos de salvaguardar los bienes e información de propiedad de la organización y cumplir con nuestros requisitos internos. NOTA: AVIPS Ltda, no recopilará datos considerados como Datos Sensibles según lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, como por ejemplo, datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, datos relacionados con la salud, vida sexual. 5. AUTORIZACIÓN PARA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN. El Titular autoriza expresa e inequívocamente a AVIPS Ltda, para recolectar datos personales y cualquier otra información que suministre, así como para realizar el tratamiento sobre sus datos personales, de conformidad con esta Política de Privacidad y la ley. 6. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES ALMACENADOS EN LAS BASES DE DATOS DE AVIPS LTDA. AVIPS Ltda, solo usará, procesará y circulará los datos personales y otra información de los Titulares para las finalidades descritas y para los tratamientos autorizados en esta Política de Privacidad o en las leyes vigentes. En adición a lo mencionado en otras cláusulas, el Titular expresamente autoriza a AVIPS Ltda, para la recolección, uso y circulación de sus datos personales y otra información para los siguientes propósitos y en las siguientes circunstancias: a) Establecer comunicación entre AVIPS Ltda, y los Titulares para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente política, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos. b) Efectuare implementar la adquisición u oferta de productos o servicios por parte de AVIPS Ltda. c) Auditar, estudiar y analizar la información de la Base de Datos para diseñar estrategias comerciales y aumentar y/o mejorar los Productos y Servicios que ofrece AVIPS Ltda. d) Combinar los datos personales con la información que se obtenga de otros aliados o compañías o enviarla a los mismos para implementar estrategias comerciales conjuntas. e) Auditar, estudiar y analizar la información de la Base de Datos para diseñar estrategias de abastecimientos. f) Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la Base de Datos para diseñar, implementar y desarrollar, programas, proyectos y eventos g) Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la Base de Datos para la socialización de políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales. h) Suministrar la información y datos personales de los Titulares a AVIPS Ltda. subsidiarias, filiales o afiliadas a AVIPS Ltda., aliados estratégicos o a otras sociedades o personas que AVIPS Ltda., encargue para realizar el procesamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política. i) Suministrar la información y datos personales de los Titulares a aliados estratégicos para que estos contacten a los Titulares para ofrecerles bienes y servicios de su interés, recibir ofertas de los Titulares, invitar a la participación en programas, proyectos eventos, socializar políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales. j) Realizar calificación de riesgo financiero, jurídico, comercial y de seguridad. k) Cuando la información deba ser revelada para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de AVIPS Ltda., o de otros, prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros como lo requieran los términos y condiciones o la ley. l) Consultar, almacenar y usar la información financiera obtenida que terceros administradores de bases de datos, previa autorización del Titular para dicha consulta. m) Realizar control de asistencia y captura de evidencias fotográficas o fílmicas a los eventos de capacitación, eventos de integración. text-align="justify"n) Ejercer acciones de vigilancia, control de ingreso y salida mediante identificación biométrica, fotográfica y sistemas de videovigilancia, para el desarrollo de las funciones de los trabajadores. o) Ejercer acciones disciplinarias de control y para la realización de investigaciones propias de la naturaleza de la organización. p) Ejercer acciones de vigilancia, control de ingreso y salida mediante identificación biométrica y fotográfica de los contratistas, proveedores y visitantes con el fin de garantizar la seguridad de las instalaciones de AVIPS Ltda. q) Desarrollar los programas y planes de talento humano, salud ocupacional y seguridad en el trabajo. r) Dar trámite a incapacidades, permisos o licencias del trabajador. s) Preservar la seguridad de los visitantes, proveedores, contratistas y trabajadores a la sede físicas de AVIPS Ltda., mediante la captura de imágenes por los sistemas cerrados de televisión internos. t) Los demás descritos en la presente política o en la Ley. u) Esta expresamente prohibido que personal de la empresa realice grabaciones de cualquier naturaleza, toma de fotografías o similares relacionadas con las actividades de la operación incluyendo a los titulares, sin la previa autorización del titular y de la Gerencia. 7. INFORMACIÓN Y DATOS DE MENORES DE EDAD. AVIPS Ltda., es consciente de la prohibición legal que existe para recolectar datos de menores de edad, por esta razón y en apego estricto a la legislación vigente, la Empresa procederá a la recolección de este tipo de datos únicamente cuando sean de naturaleza pública, y el Tratamiento de los mismos: a) Responda y respete el interés superior del menor de edad; b) Se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. 8. ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES. El Titular autoriza expresamente a AVIPS Ltda., para que este lo almacene de la forma que considere más oportuna y cumpla con la seguridad requerida para la protección de los datos de los Titulares. 9. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN. Las medidas de seguridad con las que cuenta AVIPS Ltda., buscan proteger los datos de los Titulares en aras de impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados, para ello, el Titular acepta expresamente esta forma de protección y declara que la considera conveniente y suficiente para todos los propósitos. Los Sistemas de Video vigilancia (SV) o cámaras de seguridad están implementados con la fi­nalidad de garantizar la seguridad de bienes o personas en las instalaciones de la empresa. Estas tareas de monitoreo y observación realizadas a través de los SV, implican la recopilación de imágenes de personas, es decir, de datos personales de acuerdo con la de­finición contenida en el literal c) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, entendido como “cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables”. El acceso y divulgación de las imágenes es restringido y su Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por solicitud de una autoridad pública en ejercicio de sus funciones. En consecuencia, la divulgación de la información que se recolecta por medio de un SV es controlada y consistente con la ­finalidad establecida por el responsable del Tratamiento. 10. DERECHOS DE LOS TITULARES. AVIPS LTDA, informa a los Titulares que, conforme a la legislación vigente, estos tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento. En particular, son derechos de los Titulares según se establece en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012: • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales • Solicitar prueba de la autorización otorgada • Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Los Titulares de la información están facultados para ejercer su derecho de acceso a las imágenes tratadas mediante SV. Para el acceso a las imágenes por parte de los Titulares de datos personales, quien solicita el acceso a la información, se requerirá al Titular solicitante datos como fecha, hora, lugar, entre otros, para facilitar la ubicación de la imagen y limitar al máximo la exposición de imágenes de terceros asegurando que se protejan los derechos de los demás Titulares cuyos datos personales han sido objeto de Tratamiento. Si en la imagen aparece un (unos) tercero(s) Titular(es) de datos personales, se deberá contar con la autorización de dicho(s) tercero(s) para la entrega de la cinta o grabación. Si no se tiene la autorización de los terceros para divulgar la información contenida en la cinta o grabación requerida, los responsables y Encargados del Tratamiento deben garantizar la anonimización del (los) dato (s) del (los) tercero (s), tomando medidas encaminadas a tal ­fin, como hacer borrosa o fragmentar la imagen de dicho (s) tercero (s). La empresa garantiza que la recolección de imágenes se limita a aquella que no pueda evitarse para alcanzar el ­fin legítimo perseguido. Para ello, se utilizan avisos distintivos en las zonas de videovigilancia de la empresa, principalmente en las zonas de ingreso a los lugares que están siendo vigilados y monitoreados y al interior de estos. text-align="justify" 11. ÁREA ENCARGADA DE TRAMITAR DUDAS, PETICIONES, QUEJAS O RECLAMOS. El área encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar su autorización es: Área Administrativa Teléfono 5077237 Dirección Calle 57 No. 45 - 36, Medellín 12. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR. En caso de que desee ejercer sus derechos, el Titular deberá enviar un correo físico a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad. El procedimiento que se seguirá para dichas comunicaciones, serán los que se indican a continuación: • Solicitud de Consulta: Cuando el titular de los datos o sus causahabientes deseen consultar la información que reposa en la base de datos, AVIPS Ltda., responderá la solicitud en plazo de máximo diez (10) días hábiles. En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al Titular, se le expresará los motivos de la demora y se le señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. • Solicitud de corrección, actualización y/o supresión de datos: Cuando el Titular o sus causahabientes soliciten que se corrija, actualice y/o se supriman sus datos de las bases de datos, deberá enviar una solicitud por escrito a las direcciones que se indican en la Sección 11 de la presente política. De conformidad con lo establecido en el Artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, la solicitud deberá contar con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección a la cual se debe responder y los documentos que se quiera hacer valer, entre los cuales deberá anexar una copia de su cédula de ciudadanía o pasaporte. Adicionalmente, cuando se solicite la actualización o corrección de un dato, el Titular deberá declarar que la información que la nueva información que está entregando es cierta. Una vez recibida la solicitud respectiva, el Área Encargada tendrá 15 días hábiles para llevar a cabo la actualización, modificación o supresión de la información del Titular. Cuando no sea posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la misma, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El Área Encargada llevará a cabo el trámite de la solicitud respectiva, y enviará al Titular, a la dirección de correo electrónico que éste haya señalado en la solicitud respectiva, una comunicación en la cual se informará que sus datos han sido suprimidos de la base de datos, o que los mismos han sido modificados de acuerdo con la información recibida, dependiendo del tipo de solicitud que haya hecho el Titular. • Inquietudes y/o reclamos: Cuando el Titular o sus causahabientes tengan inquietudes y/o reclamos sobre la presente Política y/o el Tratamiento que le ha dado a sus datos, deberá formular su inquietud y/o reclamo por escrito y enviarla a cualquiera de las siguientes direcciones que aparecen en la Sección 11 de la presente política. Adicionalmente, en el evento en el cual la solicitud se haga mediante correo físico, el Titular deberá indicar la dirección a la cual desea que le sea enviada la respuesta. Una vez recibida la comunicación respectiva, el Área Encargada tendrá 15 días hábiles para resolver la inquietud y/o el reclamo, y dar respuesta al Titular. Cuando no sea posible atender el reclamo o la inquietud dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El Área Encargada enviará la respuesta respectiva al correo electrónico desde el cual se envió la inquietud y/o reclamo, o a la dirección que se señale en la comunicación. Toda comunicación que carezca de dirección física o electrónica para responder no se estudiará, y será descartada. Nota: El Área Encargada enviará la respuesta respectiva al correo electrónico desde el cual se envió la inquietud y/o reclamo, o a la dirección que se señale en la comunicación. Toda comunicación que carezca de dirección física o electrónica para responder no se estudiará, y será descartada. 13. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD. AVIPS Ltda., podrá modificar esta Política para el Tratamiento de Datos Personales en el momento que lo consideren necesario. De realizarse algún cambio o modificación a esta Política, el mismo se podrá evidenciar en el acápite “Última Actualización” al final del presente documento, por esta razón, la Empresa respetuosamente, invita a que se revise de manera periódica la presente Política, con el objetivo de mantenerse informado respecto de los mecanismos de protección implementados para la protección de la información personal. Si se llegaré a realizar un cambio en la finalidad del Tratamiento de los datos personales, la Empresa solicitará una nueva autorización a los Titulares que se vean afectados por el cambio. Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, será comunicado oportunamente a los Titulares mediante la publicación en nuestros portales web, y en la cartelera dispuesta para tal fin. 14. VIGENCIA. La presente Política entra en vigencia a partir de la fecha de su publicación. 15. ACTUALIZACIONES 23-04-2019